Relacje jakie panują w zespole mają ogromny wpływ na jakość pracy i jego możliwości realizowania zadań. Jaka jest atmosfera w równym stopniu zależy od przełożonych jak pracowników. Dobre relacje mają znaczący wpływ na samopoczucie członków zespołu. W końcu to właśnie w miejscu pracy często spędzamy większość naszego aktywnego czasu. Zadowoleni, zrelaksowani ludzie pracują efektywniej i wykorzystują w pełni swoje możliwości. Są kreatywni i zdecydowanie bardziej zaangażowani.
Dobra atmosfera jest oparta na 8 najważniejszych filarach :
 |
| Kadr z filmu: Dom z papieru, NETFILX |
- zaufanie
- sprawiedliwość
- równość
- uznanie i szacunek
- życzliwość
- przynależność do grupy / wspólnoty
- zaangażowanie
- przyjazne warunki pracy
W tym artykule przeanalizuję wybrane obszary, które wydają mi się pierwotne w budowaniu dobrego klimatu:
1. Zaufanie – to przekonanie, że osobie lub instytucji można zawierzyć, że jej słowa i informacje są prawdziwe, że ma umiejętności i potrafi odpowiednio je wykorzystać
2. Życzliwość – przyjazny stosunek do innych ludzi, przychylne nastawienie, otwartość, serdeczność
3. Przyjazne warunki pracy – takie, w których dobrze się czujemy, zapewniają nam poczucie: bezpieczeństwa, orientacji, kontroli, wpływu i osiągnięć.
Pracownicy, którzy nie maja zaufania do firmy, przełożonych nie rozwijają swojego potencjału, mają problemy z zaangażowaniem, osiąganiem dobrych wyników. Nie budują trwałych relacji z firmą, z zespołem i klientami. Nie mają szerszej wizji i perspektyw współpracy. Towarzyszy temu niski poziom satysfakcji, który jest jednym z kluczowych elementów doprowadzających do odejść z pracy. To obniża jakość realizacji zadań, obciąża pozostałych pracowników i utrudnia normalne funkcjonowanie firmy.
Życzliwość będzie pomagała w budowaniu zaufania. Przychylne nastawienie, otwartość powinny wzmacniać poczucie zainteresowania bieżącymi problemami pracowników. Przyjazny stosunek do nich ze strony menadżerów pozwoli im się otworzyć na pełniejsze prezentowanie oczekiwań, ocen, pomysłów, uwag (niezależnie czy są pozytywne czy negatywne).
Przyjazne warunki pracy - od dobrej organizacji zadań, akceptowalnych godzin pracy, poprzez świadczenia (wynagrodzenia, świadczenia poza finansowe, socjalne) aż po wpływ pracowników na wystrój, ustawienie mebli, sprzętów biurowych, osobiste gadżety. Dialog z pracownikami w tym obszarze zapewni realne poczucie ich wpływu, kontroli, osiągnięć na to w jakich warunkach świadczą pracę, również w zakresie ergonomii stanowisk. Umożliwi to osiągnięcie lepszego kompromisu pomiędzy oczekiwaniami, wizją przełożonych i pracowników. Ten element wpływający na budowanie dobrej atmosfery uzupełnią zaufanie i życzliwość.
Zaufanie w firmie możemy podzielić na 4 wymiary:
- osobista zdolność do zaufania (zależy od osobowości)
- wymiar kontraktowy – ufność w czyjeś kompetencje i charakter
- wymiar komunikacyjny - to zaufanie budowane przez pełną komunikację
- wymiar kompetencyjny – zaufanie do swoich i cudzych umiejętności
Każda podróż zaczyna się od pierwszego kroku. Dokładnie tak samo jest z budowaniem dobrej atmosfery. Zmiany można zainicjować najprostszymi działaniami:
- przeprowadzenie rozmów indywidualnych, które pozwolą wstępnie określić osobowościową zdolność do budowania/ wzmacniania zaufania, warto przygotować się na to, że niektórzy pracownicy będą wymagać większego nakładu pracy i czasu w tym obszarze, ważne aby obiektywnie ich ocenić, nie wywierać presji
- te rozmowy powinny być również ukierunkowane na zdiagnozowanie potrzeb wzmocnienia obszarów kontraktowego, komunikacyjnego i kompetencyjnego
- jeśli jest to możliwe warto wprowadzić elementy zarządzania partycypacyjnego, opartego na konsultowaniu, współdecydowaniu o przyjętych schematach w planowaniu, realizacji zadań, osiągania celów i ich weryfikacji. Dzięki temu pracownicy powinni zaangażować się w proces usprawniania działań, przełożony poprawi organizację ich pracy zgodnie z ich oczekiwaniami, pomysłami.
Ten krok pozwoli uzyskać:
- więcej informacji
- poprawę komunikacji
- więcej perspektyw widzenia wynikających z różnych doświadczeń,wiedzy
- większą liczbę różnych propozycji wyboru
Każda opinia, pomysł są ważne. Dzięki temu wzrośnie wzajemne i osobiste przekonanie o kompetencji a za tym poziom synergii pracy zespołowej.
Ten system pracy, aby był skuteczny musi być oparty na życzliwym nastawieniu wszystkich pracowników do siebie. Nawet trudniejsze decyzje w tej perspektywie powinny być lepiej przyjmowane i akceptowane przez zespół. Całość będzie sprzyjać budowaniu przyjaznych warunków pracy (zgodnie z wyrażanymi przez pracowników oczekiwaniami, jakie powinny być realizowane).
Skuteczne rozwiązania jakie można zastosować w projekcie:
1. Wprowadzenie technik grupowego podejmowania decyzji:
- wspieranie organizacji wspólnych briefing'ów, w których będą uczestniczyć wszyscy pracownicy
- zastosowanie techniki burzy mózgów – zachęcanie do przedstawienia różnych propozycji, bez ich krytyki; to powinno pobudzić kreatywność, stworzyć warunki do realizacji pomysłów pracowników.
- w zespołach gdzie ludzie chowają się za siebie można próbować osłabić to zjawisko, wspólny udział w spotkaniu może spowodować sytuację gdy grupa będzie wymagać udziału w procesie dyskusji, odpowiedzialności w zakresie przyjętych przez nią rozwiązań czy decyzji
Wdrażanie tych pomysłów, wymiana informacji, ważność każdego członka zespołu i jego zdania, przy życzliwym nastawieniu kadry menadżerskiej będą sprzyjały budowaniu zaufania. Ludzie powinni czuć większą satysfakcję z wykonywania zadań, przy których określaniu mieli swój wkład. Nie bez znaczenia pozostają również sprawiedliwe relacje członków zespołu – każdy może zaistnieć, wyrazić swoją opinię czy pomysł.
2. Ocena pracowników, zabezpieczenie efektów prowadzonych szkoleń, zmiana niepożądanych zachowań naszych ludzi i nas samych. Proponuję każdorazowo stosować technikę 4 kroków:
- ustalenie faktów - np. konkretnych pozytywnych i negatywnych zachowań u klientów, w zespole, w innych okolicznościach jeśli miały istotny wpływ na realizację zadań, budowanie klimatu itp.
- interpretacja - jak te zachowania, reakcje wpłynęły na inne osoby, realizację konkretnego zadania, planu szkolenia
- konsekwencje – jakie dokładnie konsekwencje ze sobą przyniosły
- wnioski – co możemy, powinniśmy zmienić, jak to zrobimy, kiedy
W ten sposób przełożeni będą bardziej obiektywni, dobrze przygotowani, zaangażowani w spotkania ze współpracownikami. Ten model należy wdrażać nie poprzez polecenie, lecz poprzez jego powszechne stosowanie.
Ważne aby w przypadku problemów nie wywierać presji czasu, dać go więcej na ich rozwiązanie, nie określać rygorystycznie oczekiwań, być elastycznym, naprowadzać członków zespołu na pożądane rozwiązania i dać im swobodę decyzji.
3. Promocja „dobrych informacji”. Warto filtrować „złe wiadomości” typu „tutaj już nic nie możemy zrobić i tam również”. Zamiast tego oprzeć się na mniejszych lub większych sukcesach, poddając analizie dlaczego to się udało i czy można to zastosować w innych podobnych sytuacjach.
4. Rozmowy indywidualne ze wszystkimi pracownikami powinny być organizowane co 6 miesięcy, to da możliwość monitorowania i oceny zmian nastrojów w zespole.
5. Przyjazne warunki pracy:
- warto dokładnie przeanalizować system wynagrodzeń: na ile jest adekwatny do sytuacji rynkowej, oczekiwań pracowników, czy motywuje pracowników i zwiększa ich zaangażowanie
- otwarcie na wprowadzenie dogodnych godzin pracy a nawet nienormowanego czasu, to ważny argument zwłaszcza w przypadku osób np. odbierających dzieci
- zachęcanie do personalizacji swojego miejsca pracy (osobiste gadżety, zdjęcia), dodatkowe potrzebne meble, bardziej ergonomiczne ich ustawienie
- odpowiednie narzędzia pracy, dobrej jakości, wystarczające do realizacji zadań
- organizacja imprez integracyjnych, to sprzyja łączeniu działań i interesów jednostek w celu osiągnięcia celu przez zespół, niweluje drobne konflikty, umożliwia lepsze poznanie nie tylko na platformie zawodowej poznali się bliżej w sytuacjach nie związanych z wykonywaniem pracy.
Inwestycja w budowanie zespołów, może przebiegać w 4 etapach:
1. Formatowanie – pracownicy (nowi ale również doświadczeni) poznają (nowe, zmienione) cele i zadania, poznają się wzajemnie na tyle, by wiedzieć o sobie coś więcej. Pracownicy zaczynają tworzyć swoją wewnętrzną strukturę - role i normy grupowe, wzajemne zależności, typ relacji .
2. Konfrontacja istniejących w zespole przekonań na temat innych członków zespołu, ujawnienie wzajemnych nastawień, ocen, oczekiwań zmian. Docieranie się zespołu.
3. Normowanie - okres, w którym tworzy się spójność zespołu wynikająca ze zgodności w odniesieniu do realizowanych zadań. To etap, kiedy jest możliwa otwarta dyskusja między członkami zespołu zarówno na temat zadań , jak i na temat relacji. Wzajemna akceptacja członków zespołu wynika z możliwości wyrażania własnej opinii oraz z przejścia przez kryzys ustalania się wzajemnych nastawień. Spójność zespołu jest widoczna poprzez realizowane zasady, na tym etapie mocno uwidacznia się tożsamość zespołu - to kim są jako całość.
4. Wykonanie - okres, w którym zespół może działać bardzo skutecznie. Na tym etapie wszystkie role w zespole są do siebie dopasowane, istnieje otwarta i bezpośrednia komunikacja, a pozytywne relacje interpersonalne nie utrudniają realizacji zadań.
Konieczne jest wspomaganie tych procesów przez menadżerów poprzez zabezpieczenie:
1. Lepszej komunikacji, zaangażowanie pracowników poprzez wspólne odprawy, rozmowy indywidualne.
2. Pozytywna motywacja.
3. Personalizacja stanowisk.
4. Organizacja spotkań integracyjnych.
Cytując Roberta Leveringa :
„Wspaniałe miejsce pracy to takie, w którym ufasz ludziom, dla których pracujesz, jesteś dumny z tego, co robisz i lubisz ludzi, z którymi pracujesz.”
Wsparcie merytoryczne, życzliwość, zaufanie, sprawiedliwa ocena, wspaniali ludzie wokół - mnie osobiście najmocniej motywują do działania.