W każdym zespole mamy różne typy ludzi. Pojęcie pracownika idealnego jest zatem utopią. Przecież każdy z nas ma własne słabości, ułomności. Podlegamy różnym nastrojom, nasza percepcja również jest zmienna. Dlatego popełniamy błędy, później je naprawiamy i tak w kółko. Co jednak kiedy w naszym zespole zauważymy pracownika skrajnie... nieidealnego. Takiego, który nie słucha poleceń, zawala swoją pracę, projekty, źle wpływa na pozostałych. Nawet jeśli fizycznie jest w firmie, myślami błądzi w sferach odległych od niej lub zastanawia się w jaki sposób przetrwać udając, że jednak chce i potrafi być przydatny. Często nie ma problemu z przyjęciem planowanych działań ale mimo deklaracji, konsekwentnie nie realizuje ich. Masz dobre chęci, próbujesz odwrócić tą sytuację, dajesz kolejne szanse, by po jakimś czasie dostrzec, że ta osoba niszczy najlepsze pomysły, demotywuje innych. Zamiast realizacji celów, słychać jak wiele niezależnych od nikogo czynników uniemożliwiło jego osiągnięcie. Tłumaczenia typu:"nie mogłem nic zrobić w tej sytuacji, to nie zależało ode mnie, klient nie chciał ze mną rozmawiać bo miał zły dzień, nasza cena jest nie do przyjęcia, produkty są nieodpowiednie, była zła pogoda, korki na trasie, nawigacja do bani". Dodatkowo zaczynamy być wplątywani w dziwne historie osobiste, które też są przytaczane jako uzasadnienie braku efektów pracy. Tymczasem inni współpracownicy potrafią realizować cele, przy tych samych warunkach z "lekką górką". W końcu zmęczeni całą tą sytuacją mamy dość współpracy z nieidealnym współpracownikiem. Jeśli kiedyś coś takiego Cię spotkało lub właśnie stoisz przed takim dylematem - przeczytaj artykuł do końca.
Zacznijmy od początku. Warto zastanowić się, czy gdzieś po drodze sami nie popełniliśmy błędów.
1. Nie bagatelizuj swojego rozczarowania
Udawanie, że nic się nie stało, jest dość wygodną koncepcją. Jednak nie tylko, nie rozwiązuje problemu, a zdecydowanie nasila go. Pracownik błyskawicznie zauważa brak reakcji, co daje mu więcej wiary i pewności siebie w to, że to on ma rację, a jego postępowanie jest akceptowane. Co więcej członkowie zespołu nie będą już tak chętnie realizować swoich zadań skoro ktoś może tego zwyczajnie nie robić. Tolerowanie tej sytuacji prowadzi nieuchronnie do katastrofy. Jeśli chcesz się upewnić jaka jest skala problemu możesz przeprowadzić rozmowy indywidualne z członkami zespołu. Ważne by zapewnić im anonimowość wypowiadanych uwag, propozycji. Ten materiał powinien rozwiać ostatecznie Twoje wątpliwości jak funkcjonuje grupa.
2. Zdiagnozuj problemKluczowe jest określenie z czego wynikają błędy czy zaniechania. Powodem może być:
- brak umiejętności, kompetencji - wariant korzystny dla obydwu stron, wymagający precyzyjnego określenia planu szkolenia (konkretnych obszarów) lub nadania/ przypomnienia funkcjonujących w firmie poziomów decyzyjnych, ustalenia hierarchii organizacyjnej i priorytetów organizacji, jej celów
- negatywne nastawienie - sytuacja znacznie trudniejsza, wymagająca zbudowania zaufania pomiędzy skonfliktowanymi stronami (podwładny-przełożony, pracownik-zespół); może wymagać udziału osób nie będących stronami, wymaga czasu by uzyskać efekty: w tym miejscu proponuję dwie metody: odcięcie od tego co było i ustalenie nowych reguł lub pogłębiony wywiad i dotarcie do korzeni niechęci pracownika do współpracy; ostatnia skomplikowana, podatna na granie emocjami, w konsekwencji często doprowadzająca do zakończenia współpracy
3. Mów otwarcie i szczerze
Przeprowadź rozmowę z pracownikiem i przedstaw mu swoją ocenę sytuacji. Przygotuj się dobrze do spotkania. Musisz spodziewać się obrony, dlatego odwołuj się do konkretnych przykładów niewłaściwych zachowań i błędów w realizowaniu zadań, braku staranności lub marnowania czasu. Nie pomijaj niewygodnych lub trudnych tematów. Pokaż współpracownikowi, że Twoja ocena jest obiektywna. Poproś o wytłumaczenie, jakie są powody tych zaniedbań i w jaki sposób pracownik chce je rozwiązać. Przedyskutuj jego propozycje. Jeśli w tej chwili nie będzie chciał ich zaprezentować, daj mu czas, by mógł się przygotować do kolejnego spotkania, które powinno nastąpić w jak najkrótszym okresie czasu (np. następnego dnia).
4. Przedstaw sankcje
Jak wyglądałby ruch na drogach, gdyby nie było policji? Dodatkowo ich trudną pracę wspomaga taryfikator mandatów i punktów karnych, który skutecznie hamuje co bardziej"wyścigowych" kierowców. Podobnie jest w pracy. Musisz określić sankcje jakie wprowadzisz, jeśli pracownik nadal nie będzie chciał realizować prawidłowo swoich zadań. Najbardziej optymalne są sankcje kroczące. Zaczynamy od małych niedogodności, kar i dopiero po następnej wpadce są stosowane kolejne, bardziej dotkliwe. Co konkretnie zrobić, gdy np. pracownik nie realizuje swoich zadań lub jego postawa wpływa na brak realizacji celów, przyjętych planów. Kolejne, przykładowe kroki:
* poinformuj go, że naruszył ustalenia i jakie konsekwencje jego zachowania poniósł zespół, zapowiedz kolejną sankcję jeśli się nie poprawi,* przejdź na pisemną komunikację, pracownik musi odpowiedzieć Ci w tej samej formie na formułowane zadania, zastrzeżenia, polecenia, oceny,
* jeśli to możliwe, poproś o konsultację, niezależną ocenę kogoś z zewnątrz zespołu np. osobę z działu HR,
* przekaż mu informację, że otrzymuje naganę ustną, porozmawiaj z zespołem i wskaż na problem, pokaż, że nie tolerujesz takich zachowań,
* wpisz naganę do jego akt personalnych,
* zapowiedz zmianę wynagrodzenia, jeśli pracownik nie osiąga określonych w kontrakcie celów,
* wprowadź nowy kontrakt, inne warunki,
* jeśli nie jesteś w stanie zmienić postawy pracownika rozwiąż z nim stosunek pracy
5. Działaj konsekwentnie
Wszystkie działania muszą być przemyślane i osadzone w konkretnym czasie. To Ty ponosisz odpowiedzialność za wynik swojego działu i koszty jego funkcjonowania. Ta odpowiedzialność nie dotyczy wyłącznie Twoich przełożonych, przede wszystkich odpowiadasz przed swoimi współpracownikami, zespołem. Jeśli to jego kosztem pozwolisz sobie na tolerowanie toksycznej sytuacji, stracisz autorytet i ich zaufanie. Być może w konsekwencji doprowadzisz do rozpadu całego zespołu. To wszystko jest możliwe jeśli nie zareagujesz w odpowiednim momencie lub będziesz przekładać tą sprawę na później.
Z mojego doświadczenia wiem, że często sytuacja, która wydaje się być beznadziejna, przy dobrym prowadzeniu pozwala na zachowanie wszystkich współpracowników. Jest tylko jeden, najważniejszy warunek. Każdej osobie musi zależeć na osiągnięciu tego samego celu i wszyscy chcą dobrowolnie wnieść od siebie maksymalny wysiłek by to zrealizować. Niech optymizm nas nie opuszcza, choć nie dajmy mu się zwieść.