W ostatnich latach popularne stało się pisanie projektów. Czym one są? Zadaniowym podejściem do rozwiązania jakiegoś problemu, wdrożenia nowych pomysłów. Są ograniczone w czasie, wymierne w zakresie jego organizacji, kosztów i czasu. Podlegające z góry zaplanowanej ocenie. Może brzmi to nieco skomplikowanie ale przygotowanie projektu to nic trudnego. Jednak by miał wartość, musi zawierać kilka podstawowych informacji.
0. Wstępna analiza
- jaki problem wymaga rozwiązania?
- co konkretnie powinno być zmienione, dlaczego?
- do kogo będą skierowane moje działania?
- co powinienem zrobić w jaki sposób, w jakim czasie?
- jakie będą koszty realizacji tego projektu (materialne, niematerialne)?
- co chcę osiągnąć po zrealizowaniu zaplanowanych działań?
- kiedy stwierdzę, że projekt zakończył się powodzeniem, po czym to poznam?
1. Sformułowanie problemu
Cel przygotowanego projektu powinien być konkretny. Nie może zawierać zbyt ogólnych sformułowań typu: "W dziale sprzedaży brakuje szkoleń". Poprawnie ten problem można zawrzeć w zdaniu: "Dział sprzedaży nie realizuje planu z powodu braku wiedzy i umiejętności sprzedaży nowej usługi X."
Tak opisany problem jest obiektywny i oparty na faktach (np. niższych realizowanych obrotach w stosunku do planów, utracie klientów, narzekaniach klientów na niski poziom kompetencji pracowników). W przypadku trudności w sformułowaniu problemu można skorzystać z pomocy doświadczonych współpracowników. Częstą praktyką jest określanie a nawet przydzielanie projektów przez przełożonych. W takich sytuacjach koncentrujemy się już na kolejnym kroku.
2. Określenie celu
Cel musi zawierać bardzo precyzyjną informację np. "Celem projektu jest zwiększenie sprzedaży nowej usługi do poziomu 1 mln zł, w czasie 6 miesięcy. Wraz ze wzrostem obrotów zwiększy się liczba obsługiwanych klientów, do 1 000 firm z podpisaną umową. Po zrealizowaniu projektu liczba negatywnych ocen wystawianych przez klientów spadnie do poziomu 0, 2 %".
W przypadku projektów komercyjnych lub dotowanych w sytuacji nieosiągnięcia celu należy liczyć się ze zwrotem wynagrodzenia lub grantu. Dlatego ta część musi być oparta na realnych możliwościach realizacji.
3. Jakie działania zostaną podjęte
W projekcie nie ma niedomówień. Osiągnięcie celu jest poparte dokładnym i osadzonym w konkretnym czasie planem działań i osób, które je zrealizują. Jakie działania są najczęściej podejmowane?
- szkolenia, seminaria, warsztaty
- staże,
- audyty w działach związanych z realizacją projektu
- kampanie marketingowe
- zajęcia, wywiady z określonymi grupami odbiorców, klientów
- konsultacje i opinie pozyskiwane ze źródeł wewnątrz i na zewnątrz firmy / instytucji
4. Budżet
Wydatki są ściśle związane z zaplanowanymi działaniami. Wartości, koszty muszą być oparte na cenach rynkowych. W budżecie powinniśmy przewidzieć wszystkie koszty i opisać je w przejrzysty sposób. Pomocą służy arkusz kalkulacyjny microsoft excel. Czasem zdarza się, że grantodawca w zakresie budżetu wymaga podziału na koszty programowe i administracyjne. Wydatki programowe są związane z finansowaniem wszystkich działań, jakie bez realizacji projektu nie byłyby prowadzone. Koszty administracyjne to część kosztów zw. z funkcjonowaniem biura, wynagrodzeniem koordynatora projektu, materiałami biurowymi, wynajmem pomieszczeń itd. Z reguły są częścią ogólnych kosztów, ponieważ najczęściej dział zajmuje się innymi zdaniami i równolegle prowadzi projekt. Zdarzają się w tym miejscu różne ograniczenia np. poziom kosztów administracyjnych nie może przekraczać 20% kosztów całego projektu, lub wymagany jest własny wkład finansowy lub niematerialny.
5. Rezultaty
Co jest wynikiem zrealizowania projektu? Mogą to być informacje:
- twarde: np. liczba godzin i osób biorących udział w szkoleniu, wydatki na reklamę, wzrost obrotów
- miękkie: np. zwiększenie motywacji handlowców do proponowania nowego produktu (te informacje można zebrać prowadząc ankietę wśród pracowników, w której oceniają wzrost swojej wiedzy, kompetencji, atrakcyjności oferty)
6. Ocena projektu
Podczas trwania projektu i po jego zakończeniu należy ocenić efekty. W tej części określamy kiedy to nastąpi, kto będzie ją przeprowadzał, jakimi metodami. Które wyniki zostaną uznane jako kluczowe do uzyskania pozytywnej oceny zrealizowania całego projektu.
7. Estetyka i przejrzystość
Gdy cały projekt zostanie napisany warto zadbać o jego aspekty wizualne i estetyczne. Nie należy popadać w tym miejscu w żadne skrajności. Zbyt duża ilość zdjęć, wykresów, jeśli nie są dobrze opisane i nie wiążą się bezpośrednio z projektem mogą utrudnić jego ocenę i zakłócić czytelność. Całość powinna zachęcać estetyką i starannością by się zagłębić w jego zawartość.
Projekt można porównać do planu podróży. Wiemy kiedy się zacznie,w jakich punktach i z jakiego powodu chcemy się znaleźć. Mamy oszacowane koszty i jesteśmy przekonani co dzięki niej osiągniemy. Znamy termin jej zakończenia. W projekcie brakuje spontaniczności, ale pamiętajmy, że sam pomysł projektu może być absolutnie spontaniczny i oryginalny. Życzę wszystkim, byście mieli okazję pisać i realizować z sukcesem wyłącznie pasjonujące, inspirujące projekty!