W dzisiejszym artykule omówię poszczególne elementy
spotkania z elementami burzy mózgów wg, ich naturalnej lub jak wolą inni...
zalecanej kolejności ;)
0. Przygotowanie pomieszczenia, w którym odbędzie się
spotkanie
Warto zadbać o to by pomieszczenie było jasne, dobrze
wentylowane z właściwą temperaturą. Każdemu uczestnikowi należy zapewnić luźne
kartki formatu A4 na własne notatki i
mile widziane kartki A5, na których będą zgłaszane pomysły. Na stole nie
powinno zabraknąć długopisów, gadżetów poprawiających koncentrację np. kostki
rubika, proste puzzle przestrzenne, kilka
kolorowych patyczków. Na stole nie umieszczamy napoi czy przekąsek, które czasami potrafią
utrudnić rozpoczęcie czy prowadzenie spotkania ;)
1. Wstęp
Na tym etapie ujawnia się lider, czyli osoba, która będzie
odpowiedzialna za właściwy przebieg spotkania, pobudzanie aktywności
uczestników i dbałość o merytoryczną wartość zgłaszanych pomysłów.
Wstęp służy przypomnieniu celu spotkania, problemu jaki
będzie rozwiązywany i przedstawienie przebiegu spotkania.
Powinien być krótki, max 5 min. i nie przytłaczać swoją
filozoficzną treścią czy przesłaniem ;)
2. Ice Breaker
Czasami w sesji burzy mózgów biorą udział osoby, które się
nie znają. Ważne by wszyscy dobrze się
czuli i dzięki temu pracowali efektywnie. Taki komfort uczestników przełoży się
na ilość i jakość zgłaszanych pomysłów
oraz zapewni dobrą współpracę wszystkich uczestników np. rozwijanie cudzych
propozycji. Jak ich do siebie zbliżyć, "oswoić"? Można zaproponować aby każdy z uczestników
przedstawił siebie w max 4-5 zdaniach, wg. określonych pytań:
- jak masz na imię ?
- czym się interesujesz ?
- kogo, jaką osobę publiczną uhonorowałbyś nagrodą za
najciekawszą osobowość ?
Tą zabawę powinien rozpocząć lider dając tym samym innym
czas na przygotowanie się i dostosowanie swoich wypowiedzi do stylu jego
prezentacji. Po tych wypowiedziach właściwie wszyscy powinni uzyskać gotowość
do udziału w burzy.
3. Burza mózgów
Na tym etapie lider przypomina problem jaki został wybrany
do rozwiązania. Uczestnicy zachęcani są do dyskusji i wymiany pomysłów. Każdy
pomysł jest zapisywany przez uczestników spotkania na mniejszych kartkach,
które lider umieszcza na ogólnie widocznej tablicy. Każda propozycja jest dobra
tzn. nie podlega krytycznej ocenie i jest traktowana jako ważna.
Taka spontaniczna dyskusja i zgłoszenia powinny trwać nie
dłużej niż 45 minut.
Następnie osoby biorące udział w spotkaniu proszone są przez
lidera by spróbowały te pomysły rozwinąć. Ta treść jest zapisywana w formie
notatek na kartkach A4 i przekazana liderowi.
Po tej części następuje przerwa, w jej trakcie można
zachęcać uczestników do przedstawiania szczegółów swoich pomysłów
4. Grupowanie pomysłów
Każdy z uczestników rzucał własne propozycje, niektóre z
nich mogą być podobne do siebie. Dlatego warto je uporządkować i przydzielić do
określonych grup tematycznych. Lider przegląda kartki i grupuje je na tablicy.
W przypadku wątpliwości pyta autorów co mieli na myśli zgłaszając swój pomysł.
5. Selekcja i filtrowanie pomysłów
Grupa prowadzona prze lidera dokonuje wyboru propozycji,
które uważa za najbardziej przydatne do rozwiązania zgłoszonego na samym początku
burzy mózgów, problemu. To może spowodować odrzucenie koncepcji nierealnych do
wdrożenia, wykraczających poza przyszłe możliwości firmy. Uwaga słowo przyszłe
oznacza, że nie oceniamy ich w kategorii dzisiejszej zdolności do zmian,
ograniczonej właśnie wystąpieniem jakiegoś problemu. Na tym etapie ocena
powinna być już silnie skoncentrowana na wymiernym efekcie jaki mogą przynieść
zmiany.
Ta część zamyka i podsumowuje etap burzy mózgów związany z
pojawieniem się konkretnych, przydatnych pomysłów na rozwiązanie problemu.
6. Analiza decyzyjna
Mając już wybrane, realne do wdrożenia pomysły, można
przydzielić je do dalszego, samodzielnego opracowania przez uczestników burzy
mózgów. Każdy z nich indywidualnie lub w mniejszej grupie przygotowuje opis projektu,
zgodny z pytaniami zawartymi poniżej:
Jaki problem rozwiąże wprowadzenie wybranego pomysłu?
Jakie są podstawowe założenia projektu?
Kto mógłby/powinien (osoba, dział, firma zewnętrzna)
realizować taki projekt?
Jakie wymagania powinien spełniać ?
Czego potrzebujemy do
realizacji pomysłu ?
Co w tym pomyśle wyróżni nas na tle konkurencji, da nam
przewagę rynkową?
Dlaczego inni nie wprowadzili tego pomysłu w swojej
działalności ?
Gdzie powinien być realizowany projekt ?
Kiedy powinniśmy uruchomić ten projekt?
Jak o tym pomyśle / zmianach poinformujemy naszych klientów?
Jakie atuty tych zmian będą najistotniejsze dla nas i dla
naszych klientów?
Na bazie przygotowanych opracowań, propozycje zmian są
przedstawiane osobom decyzyjnym (np. Zarządowi, dyrektorom działów). W
przypadku uzyskania akceptacji tych osób, wybierani są menadżerowie, tworzący
własne zespoły, które przygotowują szczegółowy projekt wdrożenia pomysłów.
